Автор: Вжух — и хаос в чатах под контролем.
Переписка с коллегами в мессенджерах может занимать половину рабочего дня. Чтобы отправить сообщение или ответить на него, приходится отвлекаться от дел, тратить время, а затем снова возвращаться к задачам. Это может плохо влиять на продуктивность. Навести порядок в чатах и тратить меньше времени на письменную коммуникацию помогут пять простых советов.
1. Создать папки, закрепить чаты и сообщения
Где работает: Telegram, Viber (папки и закреплённые чаты), WhatsApp (закреплённые сообщения).
Если общаться с коллегами и друзьями в одном и том же мессенджере, можно случайно отправить начальнику мем, а близкому — файл с презентацией проекта. И тогда придётся тратить время на объяснения и извинения. А если не сразу заметить новое сообщение, надо будет скроллить все переписки, чтобы его найти.
Сложите рабочие чаты в одну или несколько папок, а самые важные — закрепите. Так вы быстрее будете находить нужную информацию и уменьшите шансы отправить данные не тому человеку. Долго искать новые сообщения также не придётся — на иконке папки, в которой лежит чат, будет появляться уведомление.
2. Подключить бота
Где работает: Telegram.
Порой за целый день в групповом чате накапливаются сотни сообщений. Если необходимо быть в теме, приходится тратить время и читать всё подряд.
Чтобы упростить задачу, подключите бота, например Chat Norris или ChatLogixBot. Вообще, они бывают разными и различаются функциональностью — выбирайте любой с подходящими опциями и добавляйте его в переписку как обычного участника. Бот будет делать выжимку из всех сообщений за день и собирать полезные ссылки, которыми делились коллеги. Так вы не упустите важные моменты из рабочего чата.
Возьмите на заметку 
20 полезных Telegram-ботов для самых разных задач
3. Выделять конкретное время на общение в течение дня
Сначала один коллега стучится в личку с вопросом, спустя 15 минут HR-менеджер кидает в общий чат график отпусков, а через 30 минут прилетает задача от начальника. Если отвечать на каждое сообщение сразу, придётся постоянно отрываться от текущих дел и к концу дня может оказаться, что почти ничего не сделано.
Определите, когда и сколько времени вы готовы уделять общению в мессенджерах, и предупредите об этом коллег. Так вы будете меньше отвлекаться и сможете потом «оптом» отвечать на скопившиеся сообщения.
Например, можно выделять по 10 минут каждый час или полтора, а в остальное время отключать уведомления. Если в этот период появится срочный вопрос, а вы не отвечаете, в крайнем случае вам всегда смогут позвонить.
4. Тегать коллег
Где работает: Telegram, Viber, WhatsApp.
Если в чате находится несколько десятков или даже сотен участников, нужные коллеги могут случайно пропустить ваше сообщение. Если ответ вам требуется как можно быстрее, придётся идти к каждому в личку и дублировать просьбу или вопрос.
Чтобы не пересылать текст по несколько раз, расставляйте теги в сообщениях. Нужные участники чата получат уведомления, и будет меньше шансов, что они не заметят или проигнорируют ваше послание.
5. Использовать функцию отложенных сообщений
Где работает: Telegram.
Иногда в голове приходится держать много переписок одновременно. Например, через час надо напомнить коллегам о созвоне, а в конце рабочего дня отправить коммерческое предложение клиенту из другого часового пояса. Когда задач много, о них можно случайно забыть.
Чтобы ничего не упустить и повысить продуктивность, используйте отложенные сообщения. Как только появилась свободная минутка, напишите текст, установите дату и время отправки — и выдыхайте. Адресат получит сообщение в указанный срок, а у вас станет на одно дело меньше.
Что ещё поможет работать эффективнее 
Как вредные рабочие привычки могут увеличить вашу продуктивность Что делать, если вы начинаете работать эффективно только во второй половине дня Как использовать приливы и отливы продуктивности, чтобы работать эффективно
